Софтуерите за планиране и управление на проектите са се превърнали в абсолютна необходимост за всеки бизнес, състоящ се от повече от един човек. Колкото по-голяма е фирмата, толкова по-голяма е необходимостта от използване на подобн система. Тя ви позволява да следите прогреса на проектите си, както и дейността на всеки един от екипа ви.

Истината е, че съществуват стотици софтуери за управление на проектите. За да изберете най-подходящия за вас, трябва да отговорите на няколко въпроса.

Какви функции са Ви необходими?

Софтуерите за управление на проектите имат различни предимства и недостатъци. Затова е важно да направите списък с очакваните и необходими за вашия бизнес функции, които софтуера да притежава. 

Функциите могат да бъдат управление на задачите и списъци за изпълнение, споделен календар и график за проектите, споделяне и запазване на файлове, проследяване на резултати и др. 

Освен с функциите, които са ви необходими, направете списък и с тези, които са излишни за вас и само биха усложнили процеса на работа.

Какъв тип софтуер ще работи най-добре за Вас?

Това отново зависи от вида н апроектите, които управлявате. Ако работите дистанционно, с повече хора, уеб-базираният софтуер ще е най-добрият избор за вас. Предимството му е, че е достъпен от всяко устройство, по всяко време.

Десктоп системите също имат своите предимства. Те зареждат по-бързо и често са по-защитени, но пък предлагат по-ниска съвместимост и заемат доста място на устройството ви.

Какъв е бюджетът Ви?

Обикновено, тези софтуери се плащат на месечна база. Цената може да варира от около $10 за един потребител, на месец, но може да достигне и до $50 за потребител. Преди да направите своя избор, уверете се, че в цената влизат всички необходими за вас функции, тъй като някои от системите изискват допълнително заплащане за някои от тях. 

Направете подробна проверка на всяка една от функциите и техните цени, преди да направите своя избор. Дори софтуерът да се предлага на ниска първоначална цена, може да се окаже, че трябва да заплатите допълнително за необходимите ви функционалности.

Какво друго трябва да знаем?

Преди да изберете своята система за управление и планиране на проектите ви, има няколко важни точки, на които да обърнете внимание.

Първо, уверете се, че системата ви дава възможност да добавяте още хора към екипа си, без това да влияе на функциите, които използвате. 

Друг важен елемент е поддръжката. Проверете, дали софтуера предоставя такава при евентуални проблеми или въпроси от ваша страна.

След като използвате софтуера за управление на проектите и идеите си, много е вероятно информацията, която поставяте да бъде конфиденциална. По тази причина не трябва да подценявате защитата, която ви осигурява въпросната система.

Нека разгледаме едни от най-популярните системи за управление на проектите, заедно с техните предимства и недостатъци.

Freedcamp

Freedcamp e софтуер за управление на проекти, подходящ както за малки, така и за големи проекти. Той позволява да изберете най-удобния за вас изглед на задачите, както и да ги разделите на подзадачи, когато е необходимо.

С Freedcamp ще можете да проследявате развитието и статуса на проектите си. Още едно негово предимство е мобилното приложение, което ви позволява да управлявате работата си навсякъде и по всяко време.

Софтуера има безплатна версия, която дава достъп до голяма част от функциите му, за неограничен брой хора.

Trello

Trello e още един софтуер, подходящ за управление на малки проекти. Той предоставя множество функционалности, които повишават качеството и продуктивността на членовете на екипа. Чрез него можете да управлявате ежедневните си задачи, както приходите и разходите си.

Trello не е подходящ при работа с големи проекти и екипи, тъй като с разрастването на проектите, се влошава работата му. Също така, този софтуер не дава възможност за разделяне и ограничаване правата върху проектите, което е един от основните му недостатъци.

Все пак, този софтуер може да работи добре за определени проекти, а цената му започва от около $10 на месец.

Scoro

Scoro предлага голям набор от функционалности, които можете да използвате при управлението на вашите проекти - задачи, комуникация и контакти, коментари, връзка с екипа, сметки, репорти и др.

Можете да поставяте краен срок на проектите си, да следите важните за вас метрики в реално време, да използвате календар, с който да проследявате процеса на работа, да коментирате и фактурирате с готови темплейти и да получавате репорти за прогреса и финансите си.

Предимството на Scoro е, че ви дава възможност да управлявате абсолютно целия процес на работа, без да е необходимо да използвате различни инструменти за всяка задача.

Софтуерът предлага опция за безплатно изпробване, а цената му започва от $26 за потребител, на месец.

Basecamp

Това е още един софтуер, който е подходящ, както за управление на проектите ви, така и за управление на целия и бизнес. Интерфейсът му напомня социалните медии, което го прави привлекателен и лесен за употреба. Basecamp предлага имейл и десктоп известия, репорти за представянето на всеки отделен проект, както и опция за групови съобщения, за да обсъждате проектите и идеите си с екипа.

Софтуерът има безплатна версия, а цените на платените планове започват от $99 на месец.

Asana

Asana комбинира елементи като съхранение на файлове, управление на проекти и връзка с екипа, без да се налага постоянна комуникация по имейл. Този софтуер е подходящ за по-малки екипи и проекти. Той е лесен за употреба и има опростен дизайн.

Asana има безплатна версия, достъпна за до 15 човека, а платените планове са на цени от $13 за потребител, на месец.

Podio 

Това е още един гъвкав софтуер, предлагащ множество функции и възможности за персонализация. Освен поставянето на задачи и обсъждането им с екипа, можете да споделяте криптирани файлове, както и такива с големи размери. 

Podio ви дава цялостен изглед върху компанията и целия работен процес.

Специална функция на Podio е, че имате възможност да създадете автоматизирани задачи и коментари, които да следват зададена от вас логика.

Цената му започва от $19 на месец, за потребител и включва всички функции на софтуера.

Zoho Projects

Този софтуер е подходящ при управление на по-малки проекти и помага на екипа да следи целия процес на работа и предстоящите задачи. Ако имате нужда от цялостно управление на бизнеса си, Zoho Projects може да се интегрира със Zoho CRM, което ви дава възможност да контролирате всеки аспект от него, използвайки една единствена система.

Цената на Zoho Projects започва от едва $5 за потребител, на месец.

Cage

Този софтуер има за цел да подобри и улесни цялостната работа на дизайнерите и целия екип, който работи по даден проект. Освен управление на проектите, той дава възможност за създаване на видео разговори, както и за директна връзка с клиентите на проекта.

Цената му започва от $49 на месец, за екип.

Project Manager

Project Manager е софтуер, напълно свързан с Google Apps, Microsoft Word, Excel и др. Той предоставя пълен набор от инструменти, необходими за управлението на проектите и екипа, който работи по тях.

Project Manager е полезен при дистанционна работа, тъй като позволява споделянето и обсъждането на проекти онлайн, както и създаването на групови дискусии в чат през десктоп или мобилно приложение.

Цената му започва от $15 за потребител, на месец.

Teamwork

Teamwork може да е подходящ, както за малки проекти, така и за по-големи такива. В основата си, той е лесен за употреба и гъвкав, за да пасва на индивидуалните ви нужди. За разлика от други системи за управление на проекти, създадени за по-малки екипи и задачи, Teamwork може да пасне чудесно и при планирането и реализирането на сложни проекти.

Можете да изберете подходящия план за вас, като цените му започват от $0 за най-опростения вариант и стигат до индивидуална цена, която се определя от вашите нужди и цели.

Планирането е важна част от успеха на всеки бизнес. За щастие съществуват множество инструменти, които позволяват лесно да планирате и следите процеса на работа, за да сте сигурни, че сте изпълнили всичко необходимо. Днес, когато дистанционната работа е част от ежедневието ни, тези софтуери стават все по-необходими.

Ние от Evolution of Dreams вярваме в необходимостта от постоянна и директна комуникация, както с членовете на екипа, така и с нашите клиенти и партньори. Сържете се с нас!